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El éxito de un equipo de reclutamiento depende en gran medida tanto del manejo que tengan del medio que utilizan como del comportamiento de su público objetivo. Y así como en las ventas, en el reclutamiento todo se trata de números. Los números proveen una clara imagen de cómo los candidatos interactúan con la compañía y sus canales de sourcing. Los gerentes idealmente se enfocan en puntos de datos específicos para determinar qué parte del proceso de reclutamiento requiere optimización.
Los equipos de AT deben tener acceso a análisis profundos de sus canales, si no cómo sabrían del desempeño de cada uno?
Pero los números por sí solos no significan nada, se deben transformar en conocimientos prácticos. Con datos cuantificables puedes crear análisis brillantes sobre cómo reducir costos de reclutamiento, optimizar el proceso de reclutamiento (averiguar qué canales funcionan mejor con tu audiencia y garantizan un mayor rendimiento en la inversión) y que te ayuden a establecer indicadores clave de rendimiento significativos que estén alineados con tu proceso de reclutamiento.
En reclutamiento, la velocidad es el nombre de juego. Los candidatos se están volviendo cada vez más impacientes con la duración de los procesos de reclutamiento tradicionales y los retrasos en la comunicación.
Por lo tanto, métricas basadas en velocidad resaltan la eficiencia del equipo y proporcionan una idea de cómo es la experiencia del candidato.
→ Tiempo de llenar una vacante
Esta métrica cuenta el número de días entre el que se anuncia oficialmente una vacante laboral hasta que un candidato es contratado para esta. Para el 2020, la referencia mundial era de 42 días pero el tiempo de llenado promedio en varias industrias se encontraba entre 14 y 63 días.
Es una métrica importante puesto que un tiempo de llenado más corto equivale a tiempo ahorrado! Esto significa un incremento de la productividad y reducción del costo por contratación, puesto que se emplea menos tiempo en cada requisición.
¿Nuestro consejo? No esperes simplemente a que los candidatos se ofrezcan! Tener un excelente programa de recomendación de empleados y una base establecida de datos de candidatos a la que puedes recurrir puede servirte como una muy buena reserva de talento para conseguir tu próxima contratación.
→ Tiempo de Contratación
Esta métrica mide cuánto tiempo le toma a un candidato llegar a la etapa de contratación luego de que ha aplicado. La complejidad del proceso de solicitud juega un papel muy importante, ya que cuanto más complejo es el proceso, más probable es que la métrica sea más alta. Actualmente, la referencia global de tiempo de contratación en todas las industrias es de 26 días.
No obstante, lo mejor es mantener tu tiempo de contratación en el tiempo más corto que puedas por dos razones principales.
Primero, cuanto más largo sea el proceso, más probable será que haya un descenso en la tasa de completación.
Segundo, compañías con un tiempo de contratación más corto que el tuyo utilizarán esa oportunidad para quedarse con los mejores candidatos para el trabajo.
La buena noticia es que puedes reducir significativamente tu tiempo de contratación, a una semana o dos, por medio de la automatización de tu proceso de reclutamiento.
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→ Tiempo de procesamiento
Dependiendo de cómo esté establecido tu proceso, si usaste un CRM como Talkpush, por ejemplo, las carpetas de tus campañas serán una buena indicación sobre en qué parte del proceso se encuentran tus candidatos actualmente.
Con eso, te puedes mantener al tanto del tiempo promedio que le toma a tus candidatos progresar en cada una de las etapas del reclutamiento. Esto te permite identificar oportunidades para mejorar el proceso de reclutamiento por medio de la detección de obstáculos y la revisión de áreas en donde los candidatos enfrentan retrasos innecesarios.
→ Tiempo para Completar
El tiempo para completar no es una métrica de reclutamiento típica debido a que puede ser difícil calcular el tiempo que le toma a los candidatos enviar sus solicitudes. Sin embargo, con Talkpush puedes llevar el tiempo que le toma a un candidato empezar y completar su solicitud al realizar la entrevista de preselección.
Con la conveniencia ya común de poder aplicar a múltiples empleos simultáneamente desde un teléfono inteligente, 20% de los candidatos de hoy en día no utilizan más de veinte minutos en una solicitud.
En cambio, los candidatos son selectivos en cuanto a dónde invertir su tiempo aplicando. Si la preselección tarda más de cinco minutos para completar, es muy probable que una gran cantidad de candidatos se retire del proceso.
Por lo tanto, el tiempo para completar una aplicación afecta la tasa de completación y establece el tono para la experiencia del candidato.
Pero claro, en contratación, no todo gira alrededor de ser rápido (aunque eso sea la mitad de la batalla), también debes ser capaz de producir resultados cuantificables.
Estos resultados principalmente toman la forma de números de candidatos potenciales y conversiones. Métricas basadas en cantidad determinan qué tan efectivos han sido los esfuerzos de tu equipo en conseguirlos.
→ Tasa de Finalización de Solicitudes
Similar a la métrica de tiempo para completar, la tasa de finalización de solicitudes hace énfasis en el número de candidatos que han (o no han) completado su solicitud al comienzo del proceso. Esta métrica es particularmente interesante ya que una baja tasa de completación inmediatamente alerta sobre una posible situación de bloqueo que impide que los candidatos procedan con su solicitud.
Estas situaciones pueden variar desde una simple corrección, como una interfaz que no es lo suficientemente fácil de usar, hasta cosas más complejas, como una incompatibilidad entre el sistema y el navegador web del candidato.
Dicho esto, si no hay un problema aparente que sea responsable de impedir que los candidatos apliquen y aún así la tasa de completación es baja, el problema puede que esté en el formato de la solicitud. Si contiene más de veinticinco preguntas (lo cual debería ser más que suficiente), es muy probable que los candidatos abandonen sus solicitudes a mitad del proceso.
→ Efectividad del Embudo de Reclutamiento
Un embudo de reclutamiento comienza con el sourcing y termina con un contrato firmado. En general, el ritmo natural del proceso es que el número de candidatos que se mantiene se reduzca a medida que van pasando las etapas.
Claro que, uno debe asegurarse de que no se den reducciones drásticas de una etapa a otra, ya que ello podría significar una tasa de abandono significativa.
Por consiguiente, esta métrica mide el número de candidatos que llega a cada etapa del proceso y te permite analizar en qué parte de este empiezan a perder interés los candidatos.
→ Aplicaciones por Canal
Las aplicaciones por canal se refieren al número total de solicitudes recibidas de cada canal de reclutamiento y determinan la popularidad de la oferta del empleo. Un gran número de aplicantes en una misma oferta no es necesariamente una buena señal, ya que podría significar que hay una alta demanda de ese tipo de trabajos entre buscadores de empleo O también podría significar que la descripción del trabajo es muy general.
Al aumentar la complejidad de la descripción del trabajo e incluir unos cuantos requisitos “difíciles”, el número total de aplicantes debería decrecer sin que se pierdan candidatos calificados. Eso sí, si el número de solicitudes por oferta de trabajo es baja, esto podría significar que estás utilizando el canal de búsqueda equivocado para atraer a tu talento deseado.
→ Efectividad del Canal de Donde Proviene la Contratación
La efectividad del canal de donde proviene la contratación puede obtenerse del número total de contratados que obtienes de cada uno de tus canales de búsqueda. Típicamente estos son:
Un estudio de PageUp muestra que más de la mitad de todas las solicitudes son enviadas desde bolsas de empleo, pero sólo 17% de estas se convierten en contrataciones.
Mientras tanto, solicitudes provenientes de la reserva de talento de las propias compañías componen solo el 2% del total de aplicaciones, pero cuentan como el 22% de las contrataciones totales de las compañías.
Esto quiere decir que volver a interactuar con tu red de canalización de talento existente es 34 veces más efectivo que las bolsas de trabajo en cuanto a producir contrataciones exitosas.
Pero no te preocupes, volver a interactuar con estos candidatos no tiene que ser un trabajo tedioso gracias a la mensajería automatizada y de alto volumen en el CRM de Talkpush.
→ Tasa de Aceptación de la Oferta
En pocas palabras, la tasa de aceptación de la oferta es una comparación lado a lado de los candidatos que han aceptado la oferta de trabajo en contraste con el total que la ha recibido.
Una baja tasa de aceptación puede sugerir posibles problemas de compensación - trata de dialogar sobre el salario al comienzo del proceso de reclutamiento para minimizar el número de rechazos durante la oferta de trabajo.
Igualmente ese es un escenario bastante improbable ya que la tasa de aceptación de referencia en todas las industrias es del 95%. Si tu tasa de aceptación es menor a eso entonces es tiempo de pensar sobre transparencia, clara comunicación de los beneficios y establecer las expectativas desde el día 1.
→ Índice de Selección
El índice de selección también se conoce como el ratio de contratación y la tasa de candidatos por contratación.
Se utiliza para comparar el número de candidatos contratados en comparación al número total de candidatos que aplicaron.
Métricas basadas en la calidad le permiten a una compañía asegurarse de que no malgastó su dinero! Analizan todos los recursos (capital) invertido en el proceso de reclutamiento y sí cumplieron el propósito de producir candidatos de calidad y nuevas contrataciones competentes.
→ Experiencia del Candidato
Si, es posible medir la felicidad (o algo así). La métrica de la experiencia del candidato intenta representar en números la percepción que tuvieron tus candidatos de tu proceso de selección, marca de empleador y la probabilidad de que te refieran a otros candidatos.
Típicamente se calcula a través del Net Promoter Score o NPS, el cual puede ser registrado por medio de preguntas a los candidatos que ya finalizaron su solicitud, las cuales pueden ser sobre la calidad, velocidad y comunicación durante el proceso, utilizando una escala del 1 al 10, de 1 a 5 estrellas o caritas felices, tú elige.
Algunos ejemplos son:
→ Costo del Canal
Básicamente, esta métrica busca señalar cuánto cuesta cada contratación a través de cada canal. La fórmula es simple, sólo divide el costo de publicidad de cada plataforma entre el número de candidatos contratados.
Es muy importante que siempre estés al tanto de esta métrica ya que podrías estar perdiendo $$$ sin siquiera saberlo si algunos de los canales están produciendo posibles candidatos pero no suficientes candidatos calificados.
→ Calidad de la Contratación
Esta métrica típicamente se mide utilizando los índices de rendimiento del primer año de un recién contratado. Es bien importante ya que una mala contratación puede costar más de 10k en inversión.
Es especialmente importante en reclutamiento de alto volumen ya que le puede ayudar a los equipos de AT a identificar tendencias indeseables en el proceso de reclutamiento, marcar candidatos no calificados con antelación y a optimizar el proceso.
Eso sí, una sola mala contratación no significa que todo el proceso de reclutamiento esté errado.
Más bien sólo enfócate en mantener tu índice de éxito (número de contratados con buen rendimiento dividido entre el número total de candidatos contratados) alto! Si está bajo significa que hay un problema grave con tu proceso de selección.
→ Tasa de Retención
También conocida como la tasa de abandono del primer año, te dice la tasa a la cual tus candidatos duran más que su primer año. Ahora, en algunas industrias como BPO o retail, una baja tasa de retención no es algo alarmante - debido a que las contrataciones estacionales, el trabajo a tiempo parcial y un alto índice de rotación son característicos de esa industria.
Sin embargo, es importante tomar nota de cuál tasa de retención es normal para tu industria y asegurarte de que no sea más baja que el estándar.
Puedes incrementar la tasa de retención en reclutamiento de alto volumen con un poco de transparencia al comienzo del proceso. Cuando un candidato abandona, esto suele indicar que tuvo expectativas poco realistas; como un desajuste entre la descripción del puesto y el trabajo real.
→ Costo por Contratación
De última, pero jamás menospreciada, está una de las más importantes métricas, tu costo total de reclutamiento dividido por el número total de contrataciones.
Esto no es sólo el costo de los anuncios, o de las subscripciones a las bolsas de trabajo, es el costo de todo. Tiempo de reclutamiento, marketing, el periodo de entrenamiento/onboarding. Es crucial que los equipos de AT tengan conciencia de cuánto le cuesta cada contratación a la empresa de manera tal de que puedan realizar decisiones presupuestarias bien informadas sobre qué está funcionando y que no.
Los usuarios de Talkpush pueden revisar el rendimiento de cada campaña, así como el de cada porción específica del embudo.
Por ejemplo, podrían ver cuántos candidatos potenciales hay en la carpeta de llegada frente a la de los preseleccionados, o cuántos candidatos suelen ser preseleccionados en bolsas de trabajo específicas, o cuántos candidatos son contratados frente a los que son rechazados en cada plataforma de sourcing.
En Talkpush los reclutadores pueden obtener estas gráficas en un instante:
Si estás publicando anuncios pagados para solicitudes abiertas no pierdas de vista esto:
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Saber qué funcionó y que no en la fase de onboarding dejará lecciones para que en futuros procesos des forma y transformes la forma en que reclutas y haces el onboarding, de forma tal de que logres crear experiencias de candidato extraordinarias.
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Es posible que haya un patrón que no estés notando, el cual está causando que tu compañía invierta dinero en canales con mal rendimiento y que pierdas mejores oportunidades.
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