Este artículo explorará a profundidad qué es un Applicant Tracking System, cómo funcionan, y cómo determinar si tu empresa podría beneficiarse de implementar uno. Te proporcionará una lista de características que debes buscar para determinar cual es el proveedor de software adecuado para tu compañía.
Introducción al Applicant Tracking System (ATS)
Un Applicant Tracking System (Sistema de Seguimiento de Aplicantes), conocido comúnmente como ATS, es un software de recursos humanos diseñado para gestionar y optimizar el proceso de reclutamiento de personal. Este sistema permite a las empresas manejar de manera eficiente las solicitudes de empleo, las comunicaciones con los candidatos y la información de los candidatos, facilitando la selección del mejor talento disponible.
¿Qué funciones tiene un ATS?
Los sistemas de seguimiento de candidatos ofrecen una amplia gama de funcionalidades, existen softwares con todo tipo de características. Entre las más destacadas se incluyen:
Recopilación y organización de datos de los aplicantes y currículums: Un ATS permite a las empresas recopilar automáticamente aplicaciones de diversas fuentes como portales de empleo, redes sociales y correos electrónicos. Ayuda a extraer la data necesaria para identificar los candidatos y ordenarlos en "expedientes".
Filtrado automatizado: El software filtra automáticamente a los candidatos en función de criterios predeterminados como la experiencia, habilidades, calificaciones y ubicación geográfica.
Colaboración interna: Facilita la comunicación y la colaboración entre los reclutadores y cualquier otra persona de la compañía que necesite gestionar tareas de contratación.
Seguimiento del proceso de contratación: El ATS realiza un seguimiento detallado de cada candidato en cada etapa del proceso de selección. La mayoría de ATSs ofrecen integración con canales de comunicación oficiales como email, SMS, WhatsApp, Messenger, Instagram, etc.
Generación de informes: Los ATS permiten a las empresas generar informes detallados sobre métricas clave del proceso de contratación, como el tiempo de contratación, información demográfica y productividad de los reclutadores.
Principales ventajas de implementar un ATS en tu empresa
Algunas de las principales ventajas incluyen:
Reducción del tiempo de contratación: Un ATS automatiza muchas tareas manuales, lo que acelera significativamente el proceso de selección. Permite que un reclutador pueda procesar muchos más candidatos de forma más ordenada.
Optimización de costos: Al mejorar la eficiencia del proceso de contratación, un ATS puede reducir los costos asociados con la contratación, incluyendo los derivados de un alto índice de rotación y exceso de personal para filtrado y reclutamiento de candidatos.
Mejora de la experiencia del candidato: Con un ATS, las comunicaciones con los candidatos son más rápidas y eficientes, lo que mejora su experiencia durante el proceso de selección.
Mayor colaboración: Un ATS centraliza toda la información de los candidatos, lo que facilita la colaboración entre todos los miembros del equipo de contratación.
Análisis y toma de decisiones informadas: Los informes generados por el ATS proporcionan datos valiosos que pueden ayudar a optimizar las estrategias de contratación.
¿Cómo saber si tu empresa necesita un ATS?
Decidir si tu empresa necesita implementar un ATS depende de varios factores. Aquí te presentamos algunos indicadores clave que podrían señalar la necesidad de este tipo de software:
Proceso de contratación lento y manual: Si tu equipo de recursos humanos invierte demasiado tiempo en tareas manuales como la publicación de ofertas de empleo, la recopilación de currículums, lectura manual de esos currículums y el seguimiento de candidatos, es probable que un ATS sea una buena inversión.
Dificultad para manejar grandes volúmenes de aplicaciones: Si recibes una gran cantidad de solicitudes y te resulta difícil organizarlas y priorizarlas, un ATS puede ayudarte a gestionar este volumen de manera más eficiente.
Protección de la marca empleadora: tus reclutadores envían cientos de mensajes y comunicaciones diarias en nombre de tu empresa. Es posible automatizar y perfeccionar el 95% de esos mensajes y que el otro 5% esté guardado de forma segura en tu sistema de procesamiento de candidatos. Utiliza canales oficiales de la empresa para evitar problemas de seguridad y pérdida de datos.
Falta de visibilidad en el proceso de selección: Si no tienes una visión clara de en qué etapa del proceso se encuentran los candidatos o si te resulta complicado hacer un seguimiento del progreso, un ATS puede proporcionar las herramientas necesarias para mejorar esta situación. Tu ATS debe proporcionarte una visual general de tu proceso y expedientes completos de cada candidato.
Necesidad de mejorar la colaboración entre los equipos: Si los gerentes de contratación y los reclutadores tienen dificultades para compartir información y tomar decisiones coordinadas, un ATS puede centralizar la información y facilitar la colaboración.
Carencia de métricas e informes: Si no puedes medir con precisión el éxito de tu proceso de contratación o calcular el ROI, un ATS te permitirá generar informes detallados para tomar decisiones basadas en datos. Un tablero completo de analítica te debe señalar donde están los cuellos de botella y las oportunidades de mejora dentro del proceso.
Construcción de una base de talentos o talent pool
Un ATS permite a las empresas construir y mantener una base de datos de candidatos calificados, lo que agiliza el proceso de búsqueda de talento cuando se abren nuevas posiciones. Los sistemas ATS pueden filtrar y clasificar a los candidatos en función de sus calificaciones y respuestas a preguntas preseleccionadas, lo que facilita la identificación de los candidatos más adecuados de manera rápida.
Los tipos de empresa que más se benefician de estos "pools de talento" son las que se encuentran contratando el mismo tipo de roles, contínuamente: call centers, BPOs, Retail, hospitalidad, logística, manufactura, transporte. Siempre puedes volver a tu base y ofrecerles nuevas vacantes que se ajusten a su perfil y estén cerca de su domicilio, ahorrando mucho tiempo y dinero en publicidad.
Lee más sobre Redes Sociales como Fuente de Reclutamiento
Aquí te explicamos cómo un ATS puede ayudarte en este aspecto:
Recopilación de candidatos de múltiples fuentes: Un ATS permite recopilar perfiles de candidatos interesados de diversas fuentes como bolsas de trabajo, redes sociales y referencias internas, incluso si no aplican directamente a una posición específica.
Compromiso continuo con los candidatos: Con un ATS, puedes mantener a los candidatos de tu base de talentos comprometidos a través de campañas de comunicación personalizadas y automatizadas, fortaleciendo la relación y aumentando las posibilidades de que consideren futuras oportunidades en tu empresa.
Cumplimiento normativo: Un ATS ayuda a cumplir con las leyes de protección de datos mediante la configuración de periodos de retención de datos y la automatización de procesos de eliminación de información, garantizando que la gestión de la base de talentos se realice de manera legal y ética.
¿Qué características debe tener un ATS para contrataciones masivas?
Cuando se trata de gestionar procesos de contratación a gran escala, es crucial que el ATS cuente con ciertas características específicas que faciliten el manejo de un gran volumen de candidatos. Algunas de las más importantes incluyen:
Mensajería masiva instantánea: Esta función permite a los reclutadores comunicarse con múltiples candidatos simultáneamente, ahorrando tiempo y asegurando que todos los candidatos estén informados de manera oportuna. Lee más acerca de onmicanalidad y mensajería masiva.
Herramientas de entrevistas por video: Facilita la realización de entrevistas a distancia, permitiendo a los reclutadores evaluar a un gran número de candidatos sin necesidad de reuniones presenciales.
Integración con herramientas de marketing de reclutamiento: Un ATS debe poder integrarse con herramientas que ayuden a crear y distribuir anuncios de empleo atractivos, aumentando la visibilidad de las vacantes y atrayendo a un mayor número de candidatos.
Integración con sistemas de gestión de recursos humanos (HRIS): Una integración fluida con los sistemas de gestión de recursos humanos garantiza que la información de los candidatos fluya sin problemas entre el ATS y otras herramientas internas.
Implementación de un ATS: Aspectos a considerar
Implementar un ATS en tu empresa es una decisión estratégica que puede traer grandes beneficios, pero es importante considerar varios aspectos antes de tomar una decisión. Aquí te ofrecemos algunas recomendaciones para un proceso de implementación exitoso:
Evaluación de necesidades: Antes de seleccionar un ATS, es crucial evaluar las necesidades específicas de tu empresa en cuanto a volumen de contrataciones, complejidad del proceso y presupuesto disponible.
Selección del proveedor adecuado: Investiga diferentes proveedores de ATS, compara sus funcionalidades, costos y referencias. Es importante elegir un proveedor que ofrezca un sistema que se adapte a las necesidades de tu empresa y que sea escalable.
Formación del equipo: Una vez implementado el ATS, es esencial capacitar a todos los miembros del equipo de recursos humanos y gerentes de contratación en el uso del sistema para garantizar que se aprovechen al máximo todas sus funcionalidades.
Integración con sistemas existentes: Asegúrate de que el ATS se integre sin problemas con los sistemas de gestión de recursos humanos y otras herramientas que ya utilice tu empresa.
Monitoreo y ajuste: Después de la implementación, es importante monitorear el uso del ATS y hacer ajustes según sea necesario para optimizar su rendimiento y asegurar que esté cumpliendo con los objetivos establecidos.
FAQ sobre ATS y su implementación en empresas
1. ¿Qué es un Applicant Tracking System (ATS)? Un ATS es un software que ayuda a las empresas a gestionar y optimizar el proceso de reclutamiento y selección de personal.
2. ¿Cuáles son los beneficios de un ATS? Un ATS puede reducir el tiempo de contratación, mejorar la eficiencia del proceso, optimizar la comunicación con los candidatos y facilitar la colaboración entre los equipos de contratación.
3. ¿Cómo saber si mi empresa necesita un ATS? Si tu empresa tiene dificultades para gestionar un gran volumen de aplicaciones, carece de visibilidad en el proceso de contratación o necesita mejorar la eficiencia, es probable que necesites un ATS.
4. ¿Puede un ATS mejorar la experiencia del candidato? Sí, un ATS puede mejorar la experiencia del candidato mediante la automatización de comunicaciones, proporcionando actualizaciones rápidas y organizando mejor el proceso de selección.
5. ¿Es difícil implementar un ATS en mi empresa? La implementación de un ATS requiere planificación, selección del proveedor adecuado, capacitación del equipo y ajustes continuos, pero con el enfoque correcto, puede ser un proceso fluido y altamente beneficioso.
6. ¿Qué características son esenciales en un ATS para contrataciones a gran escala? Para contrataciones a gran escala, un ATS debe incluir herramientas de mensajería masiva, entrevistas por video, integración con herramientas de marketing y aplicaciones móviles, y capacidad de integración con sistemas HRIS.
Conclusión
En resumen, un Applicant Tracking System (ATS) es una herramienta esencial para cualquier empresa que busque optimizar su proceso de contratación. Desde la automatización de tareas hasta la mejora de la experiencia del candidato, un ATS ofrece múltiples beneficios que pueden transformar la forma en que tu empresa selecciona y contrata talento. Si tu empresa enfrenta desafíos en la gestión del proceso de reclutamiento, la implementación de un ATS podría ser la solución que necesitas para alcanzar tus objetivos de contratación de manera más eficaz y eficiente.
